Uma das funcionalidades do Granatum é permitir a importação de lançamentos de outras fontes, como extratos bancários no formato OFX. A importação de lançamentos no Granatum usando um arquivo OFX é um processo simples que pode ser realizado em poucos passos.
Assita ao video de passo a passo ou veja todos os pontos desse tipo de imporatção logo abaixo.
VIDEO DE PASSO A PASSO
POR ONDE COMEÇAR
Antes de começar o processo de importação, é necessário ter um arquivo OFX com os lançamentos financeiros a serem importados para o Granatum. Esse arquivo pode ser obtido diretamente do site do banco ou através de aplicativos de gerenciamento financeiro. Certifique-se de que o arquivo está completo e que não contém nenhum tipo de erro ou inconsistência.
Assim que tiver feito o download pode iniciar o processo de importação!
Clique no link “Lançamentos” do menu principal.
Clique no botão “IMPORTAR REGISTROS“ no canto superior direito.
Você será direcionado para a tela a seguir, onde deve escolher o formato do arquivo que deseja importar, nesse caso ESCOLHA FORMATO OFX EXTRATO BANCÁRIO.
E depois clicar em PROSSEGUIR IMPORTAÇÃO.
UPLOAD DO ARQUIVO OFX
Em seguida você poderá optar por arrastar o arquivo ou escolher dentre os itens presentes em seu computador.
Depois clique no botão PROSSEGUIR IMPORTAÇÃO.
CONFIGURANDO A IMPORTAÇÃO
SELECIONE A CONTA BANCÁRIA
O passo seguinte será selecionar a conta bancária onde deseja importar os registros.
Para isso é necessário clicar em contas e selecionar na conta desejada.
Se quiser avançar após a escolha da conta, basta clicar em PROSSEGUIR IMPORTAÇÃO
CATEGORIZAÇÃO AUTOMÁTICA (OPCIONAL)
DICA: Caso queira, você pode selecionar a opção “Quero que o Granatum categorize meus lançamentos automaticamente”, para que seja feita a categorização automática com base na descrição dos lançamentos, ou seja, se você já tiver lançamentos com a mesma descrição no sistema, ele irá sugerir a categoria desses lançamentos.
Se quiser avançar após esta opção, basta clicar em PROSSEGUIR IMPORTAÇÃO
PRÉ-CONFIGURAÇÃO DE IMPORTAÇÃO (OPCIONAL)
Nessa etapa também é possível fazer uma Pré-configuração de itens dessa importação caso deseje, como Centro de custo, Categoria ou tag específica que será aplicado em todos os itens do arquivo.
Para isso clique no item PRÉ-CONFIGURAR IMPORTAÇÃO logo abaixo da escolha da conta.
Clique em ADICIONAR OUTRO ITEM e em seguida o sistema trará as opções do que você deseja
pré-configurar: Centro de Custo/Lucro, Categoria e Tags, você pode optar por pré-configurar todos os itens ou ignorar essa etapa
Clique no campo SELECIONE UM ITEM para fazer a escolha
Um exemplo é a escolha de Centro de Custo/Lucro, no próximo campo você escolhe qual Centro de Custo/Lucro os dados serão importados.
Caso queira pré-configurar outros itens como Categoria ou Tag, basta clicar
em ADICIONAR OUTRO ITEM para fazer a escolha
e repetir o mesmo processo...
*Caso queira editar ou excluir qualquer escolha feita basta clicar no botão X ao lado dos itens.
DICA: Esse tipo de pré-configuração pode ser usada para facilitar a busca interna na importação ou otimizar tempo escolhendo um centro de custo, categorias específicas ou usando tags que identifiquem esses itens conciliados na lista de Lançamentos.
E fique tranquilo pois qualver informação escolhida nessa etapa poderá ser editada na conciliação posteriormente
Após as pré-configurações realizadas a qualquer momento clique em PROSSEGUIR IMPORTAÇÃO
CABEÇALHO DE IDENTIFICAÇÃO DA IMPORTAÇÃO
Na tela de conciliação, você verá o cabeçalho de identificação desta importação com as informações de Conta em que os lançamentos estão sendo conciliados, Nome do arquivo importado, Quantidade de itens encontrados, período dos itens encontrados nesse arquivo, número de itens encontrados além da contagem de itens restantes a serem conciliados.
FILTROS DA TELA
Na tela de Conciliação de lançamentos serão exibidos os dados encontrados na importação e você poderá fazer a conciliação de acordo com sua necessidade, sendo é possível filtrar entre os itens encontrados com base no período ou data e valor ou descrição, como também apenas saídas ou apenas entradas, caso queira fazer essa conciliação de forma separada :)
Na tela existem alguns filtros que podem ser aplicados para melhor organização na hora da sua importação:
1 - FILTRO POR DUPLICADOS
2 - FILTRO POR TIPO
Estes filtros permitem selecionar o tipo de transação desejado entre entradas, saída ou ambos deste arquivo de importação, o que pode facilitar nas ações em massa.
Todas - Exibe todas as transações de entrada e saída desta importação;
Entradas - Filtra todas as transações de entradas desta importação;
Saídas - Filtra todas as transações de saídas desta importação.
3 - FILTRO POR DATA OU PERÍODO
Este filtro exibe os itens dentro do período selecionado entre os itens encontrados no arquivo.
4 - CAMPO DE BUSCA
No campo de busca você pode pesquisar por descrição e valor dentro dos itens dessa importação.
CONCILIANDO OS DADOS
Na tela de Conciliação de lançamentos, os itens encontrados no seu arquivo do extrado OFX serão exibidos desta forma:
LADO ESQUERDO: Serão exibidos os itens encontrados no arquivo OFX.
LADO DIREITO: Serão exibidos os dados de formatação que serão conciliados no seu Granatum.
AÇÕES QUE PODEM SER REALIZADAS APÓS A IMPORTAÇÃO
CONCILIAR: Caso os dados do item estejam preenchidos corretamente, basta clicar no botão em cada um dos lançamentos, para que sejam conciliados no seu Granatum;
NOVO LANÇAMENTO: Na hora de conciliar, caso não seja indicado nenhum lançamento existente você pode criar um novo lançamento, selecionando o lançamento e clicando no botão indicado abaixo:
Em seguida pode-se inserir a categoria, centro de custo, fornecedor e forma de pagamento, além de tags e data de competência. Esse processo também pode ser feito em caso de um lançamento composto. Feito o preenchimento desses campos vai ser necessário clicar em SALVAR, para finalizar.
Para criar um Novo Lançamento Composto por esse caminho, basta clicar em ADICIONAR OUTRO ITEM e fazer o preenchimento dos campos obrigatórios, e SALVAR.
CRIAR TRANSFERÊNCIAS
Se você transferir dinheiro de uma conta para outra, pode realizar a ação de cadastrar essa transferência na hora de conciliar os lançamentos, inserindo a conta saída e a de entrada do referido valor, além de atrelar a um centro de custo. Em seguida, basta clicar em SALVAR.
LANÇAMENTO EXISTENTE SUGERIDO
Caso exista algum lançamento criado com valor ou descrição semelhante aos presentes no arquivo importado, você poderá fazer a conciliação. Sempre que existir um lançamento existente semelhante ao lançamento que está conciliando, ele irá aparecer logo abaixo ao item.
Para conciliar, clique no item LANÇAMENTO EXISTENTE SUGERIDO para conferir os dados e certifique-se de que o lançamento está correto ou se deseja encontrar outro lançamento no sistema.
Após conferir, basta selecionar (marcar lançamento) e clicar em SALVAR:
Feito esse processo, o lançamento estará pronto para ser conciliado, sendo necessário apenas clicar no botão verde CONCILIAR
LANÇAMENTO EXISTENTE
Caso exista algum lançamento criado, que não tenha sido sugerido de forma automática pelo sistema, e que você deseja conciliar com o item encontrado no arquivo importado, você poderá fazer a conciliação da seguinte forma.
Clique no item LANÇAMENTO EXISTENTE, utilize o espaço de BUSCA para pesquisar lançamentos por descrição ou valor específicos, além de poder buscar dentro do sistema lançamentos por data, período, centro de custo, cliente, fornecedor ou tipos de lançamentos.
Após buscar, basta selecionar (marcar lançamento) desejado e clicar em SALVAR.
Ao selecionar o lançamento, certifique-se de que o lançamento é igual ao valor encontrado. Caso não seja, você pode compor o valor com outro lançamento (novo ou existente) e em seguida, clique em CONCILIAR. Você pode fazer isso com os lançamentos existentes no seu Granatum.
COMBINAR LANÇAMENTOS
Caso o valor da transação encontrada do arquivo OFX seja referente a mais de um lançamento, você pode combinar lançamentos entre as opções de conciliação até chegar no valor da transação.
Por exemplo: você pode criar um lançamento com parte do valor, adicionar um lançamento existente ou criar transferência com partes do valor restante até completar o valor encontrado no arquivo.
Dessa forma, ao conciliar este item, o sistema conciliará o saldo desta transação com os lançamentos relacionados nesta conciliação.
IGNORAR ITEM
Caso existam itens encontrados na importação que não deseja conciliar, basta clicar em IGNORAR LANÇAMENTO, e confirmar no botão de IGNORAR LANÇAMENTO que aparecerá sobre a tela.
Desta forma o sistema irá enviar esse item para a lista de ignorados. Caso o item seja ignorado e não for criado o lançamento manualmente, pode acontecer divergência no saldo da conta bancária.
BUSCA DE LANÇAMENTO IMPORTADO
Outra opção que você tem na importação OFX é buscar por uma transação específica imoprtada no arquivo e que não esteja aparecendo na sua tela, que não esteja encontrando devido ao volume de dados ou até mesmo que deseje priorizar na conciliação.
Lembrando que essa busca é referente aos itens encontrados no OFX e não aos lançamentos existentes no seu Granatum.
Essa busca pode ser feita por descrição e valor do lançamento.
AÇÕES EM MASSA
No processo de conciliação via importação OFX você pode realizar ações em massa, seja selecionando todos os itens ou lançamentos específicos. É possível, conciliar, editar e ignorar lançamentos utilizando ação em massa, além de registrar transferências bancárias.
CONCILIAÇÃO EM MASSA
Ao selecionar dois ou mais itens para uma ação em massa é importante verificar se todos estão com os campos obrigatórios preenchidos (DESCRIÇÃO, CATEGORIA e VALOR).
Feito isso, basta selecionar o botão CONCILIAR LANÇAMENTOS que fica no final da página.
EDIÇÃO EM MASSA
Selecione dois ou mais itens que deseja editar clicando no checkbox no canto da transação.
Então clique em EDITAR
Após isso, é possível alterar itens como CATEGORIA, DESCRIÇÃO, CENTRO DE CUSTO, FORNECEDOR e TAG.
Feito o processo de edição, basta clicar em SALVAR e depois conciliar clicando em CONCILIAR SELECIONADOS.
TRANSFERÊNCIAS EM MASSA
Selecione dois ou mais itens que deseja conciliar como Transferências clicando no checkbox no canto da transação. Depois de selecionar, clique em TRANSFERÊNCIAS.
É importante salientar que a edição em massa de transferências só podem ser feitas de entradas e saídas separadamente.
Informe a DESCRIÇÃO e CONTA DESTINO.
Também é possível atrelar um centro de custo aos lançamentos que serão transformados em transferências. Feito isso, basta clicar em SALVAR
e depois conciliar clicando em CONC ILIAR SELECIONADOS.
IGNORAR EM MASSA
Se por algum motivo, não fizer sentido conciliar alguns lançamentos, você pode apenas selecioná-los e clicar no item IGNORAR.
Após a confirmação de que realmente deseja ignorar os itens selecionados, estes itens irão para a lista de ignorados desta importação e sairão da lista de itens a conciliar dessa importação.
FINALIZAR IMPORTAÇÃO
O processo de importação pode ser finalizado a qualquer momento clicando em FINALIZAR IMPORTAÇÃO no cabeçalho da importação.
Em seguida você será redirecionado para tela onde deve confirmar que todos os itens que não foram conciliados serão ignorados. Se desejar encerrar é só clicar em SIM, FINALIZAR.
Neste caso, todos os itens que estiverem em aberto na lista de Conciliação serão ignorados e esta importação será dada como finalizada no Histórico de importações.
Obs: Caso seja necessário, a qualquer momento você pode revisitar os itens que foram conciliados e ignorados, para desconcilar ou restaurar.
LISTA DE ITENS CONCILIADOS
Todos itens conciliados desta importação serão exibidos na lista de CONCILIADOS. Para visualizar, basta clicar na aba CONCILIADOS na parte superior da tela.
DESCONCILIAR ITEM CONCILIADO
Para desconciliar algum lançamento, você vai precisar clicar em CONCILIADOS, identificar os lançamentos, selecionar e clicar em DESCONCILIAR.
Os itens desconciliados nesta ação irão para a lista de itens a conciliar.
LISTA DE ITENS IGNORADOS
Todos itens que forem ignorados nesta importação serão exibidos na lista de IGNORADOS. Para visualizar, basta clicar na aba IGNORADOS na parte superior da tela.
Se quiser restaurar um item ignorado, basta clicar em IGNORADOS, selecionar os lançamentos que deseja e clicar em RESTAURAR ITEM.
Os itens restaurados nesta ação irão para a lista de itens a conciliar.
É importante ressaltar que a importação de lançamentos financeiros no Granatum através de um arquivo OFX é um processo seguro e confiável. No entanto, é fundamental ter cuidado ao importar esses dados, verificando sempre se estão corretos e se não há nenhum tipo de erro ou inconsistência. Dessa forma, é possível garantir a integridade dos dados financeiros e uma gestão eficiente das finanças.