É muito comum fazermos uma certa confusão entre o que são categorias e o que são centros de custo.
Embora não exista uma regra e nem uma forma certa ou errada de fazer o controle financeiro (já que cada empresa é única e tem um método de organização que se adapta melhor ao seu negócio), vale a pena entender qual o objetivo de cada uma destas funcionalidades dentro do Granatum.
Uma configuração organizada das categorias e centros de custo é o principal fator para obtenção de resultados relevantes para o gerenciamento financeiro de sua empresa.
Ter uma categorização de lançamentos organizada permite identificar qual despesa ou receita tem maior impacto no meu resultado final. Por exemplo, identificar que meu custo com pessoal representa 90% dos gastos da empresa.
Já a ideia de centros de custo é dividir as contas da empresa de forma que se consiga saber qual projeto é mais lucrativo, qual evento está dando prejuízo ou qual área tem um custo muito elevado, independentemente se os gastos são com pessoas, materiais ou impostos (que seriam as categorias).
Ainda parece um pouco confuso? Então vamos imaginar a seguinte estrutura ao lado em que temos área e projetos da empresa como categorias pai e tipos de gastos como categorias filhas:
Você consegue, através dos filtros, saber qual o resultado das áreas selecionando Administração, Projeto X ou Projeto Y. Também consegue visualizar os gastos totais com pessoal, material de escritório, divulgação e servidores. Note, entretanto, que no caso de querer visualizar o total de despesas com pessoal, terá que selecionar três itens, um de cada área e projeto.
Agora, imagine fazer isso em uma estrutura de categorias mais complexa: localizar todas as despesas com pessoal, nos inúmeros projetos e departamentos de uma empresa.
Para facilitar esse trabalho e melhorar a visualização, faz sentido termos uma estrutura de centros de custo independente.
Para isto, bastaria cadastrar uma única categoria Pessoal e Divulgação e criar centros de custo para Administração, Projeto X e Projeto Y.
Como resultado, você terá uma lista de categorias mais enxuta e terá uma melhor visualização das informações, já que estará separando informações diferentes em locais diferentes.
Desta forma, você potencializará a utilização dos filtros para a geração de relatórios com informações relevantes para seu negócio. Filtrando por centros de custo e categorias, você conseguirá comparar os gastos e ganhos de cada evento, área ou projeto que a empresa possui e verificar se vale a pena manter ou investir em cada uma delas.
Por exemplo, um filtro por centro de custo no fluxo de caixa, poderia demonstrar que o Projeto X está dando prejuízo e, através de de suas categorias, enxergar que os maiores custos deste projeto estão nos itens servidores e pessoal. A partir daí determinar ações para troca de seu fornecedor, redução do quadro de pessoal ou mesmo aumento dos investimentos para geração de mais receitas.
Então, ficou mais claro a diferença entre categorias e centros de custo? Que tal revisar suas estruturas agora e obter informações mais relevantes para seu negócio?